Samplanering.se – ett digitalt steg mot strukturerad dialog
Hur kan digital teknik stötta samverkan mellan skogsbruk och rennäring? I projektet Samplanering.se fick jag som projektledare leda ett arbete där teknisk lösning, verksamhetens behov och ett nära samarbete med IT och leverantör behövde gå hand i hand.
Projektöversikt
I Samplanering.se fick jag leda arbetet med att införa ett nytt digitalt verktyg som skulle förbättra kommunikationen och informationsutbytet mellan Holmen och berörda samebyar – för att effektivisera planeringen och skapa bättre förutsättningar för samråd.
Lösningen togs fram i samarbete med en extern systemleverantör och omfattade allt från datamigrering och funktionstestning till utbildningsinsatser och införande i verksamheten.
För den som inte är bekant med begreppet: samplanering är en strukturerad form av dialog mellan skogsnäring och rennäring, där parterna gemensamt planerar inför skogsbruksåtgärder i renskötselområden. Syftet är att skapa ömsesidig förståelse, underlätta samråd och fatta mer välgrundade beslut.
Projektet bedrevs i tätt samarbete mellan verksamhet, IT och externa leverantörer. Vi arbetade agilt och målstyrt, med fokus på kvalitet, användarbehov och tidsramar.
Mål
Arbetssätt
Vi drev projektet i nära samarbete mellan verksamhet, IT och leverantör, med fokus på kvalitet, tempo och framtida förvaltning. Några av de viktigaste momenten:
- Testmiljö och funktionalitetsgranskning: Noggrann testning för att säkerställa kvalitet och funktionalitet
- Samverkan med externa utvecklare: Nära dialog och samarbete med tekniska partners
- Förberedelse för drift och förvaltning: Säkerställande av långsiktig hållbarhet
Digital samverkan med samebyar – ett projekt i förändringsledning och digitalisering.
Resultat
Projektet resulterade i en stabil och fungerande plattform som idag används i det dagliga samplaneringsarbetet mellan Holmen och berörda samebyar. Projektet resulterade i en stabil och fungerande plattform som idag används aktivt i det dagliga samplaneringsarbetet mellan Holmen och berörda samebyar.
En av de stora vinsterna är att vidareutvecklingen nu sker gemensamt med andra skogsbolag och systemleverantören. Det gör att användarupplevelsen blir densamma för rennäringen oavsett vem som bjuder in till samråd – något som både förenklar och sänker tröskeln för att delta digitalt.
- Systemet togs i drift enligt plan och används idag som ett stöd för samrådsprocesser
- Effektivisering av interna arbetssätt och förbättrad tillgänglighet till digitala underlag
- Modell för framtida digitaliseringsinitiativ där olika aktörer samverkar
Lärdomar
Att driva ett digitalt projekt i samverkan med både verksamhet, IT och en extern leverantör gav flera konkreta lärdomar:
- Tydlig rollfördelning och gemensamma förväntningar från start gjorde arbetet smidigare och minskade friktion i beslutsvägarna
- När förvaltningen kopplas in tidigt, blir övergången från projekt till drift betydligt enklare och mer hållbar
- Olika användare har olika behov – att vara lyhörd för det, även när de inte sitter med i projektgruppen, har stor påverkan på hur väl en lösning tas emot